私のペーパーレス書類管理

はじめに

　日本は情報化社会と言いつつも、まだまだ紙に頼った連絡報告が根強く残っています。経理関係の書類もデータ化を推進していますが、セキュリティーをかなり強化して、情報改変の履歴が証明されなければなりません。そのハードルが高い分、個人事業主や中小企業の経理関係書類は紙で残す形式が多くなります。結局のところ、紙で残す。紙への信頼が根強い。今の日本社会を見ていて、私はこのように感じます。

紙の情報について考える

　私は個人的に紙で記録したものを大量に持ち運びすることが嫌いです。整理しているつもりで、埋もれた情報は全く利用できていません。結局、重たいものを持ち運んでいるだけ。必要な情報を見つけるのにも、腰を据えて取り掛かって、一苦労します。そういった経験からわかるのは、人間一人が日ごろ使用できるアナログな情報は、紙で言えばA4用紙10枚程度だということです。

ペーパーレス化へ

　ではどうすれば、A4用紙10枚以上の情報を、整理して必要に応じて使うことができるのでしょうか。それは、「分類」がなされていて「検索」ができるかどうかだと考えます。例えば、辞書の使いやすさを思い返してみてください。あれほどの情報量を、少しの時間で検索し、見つけることができます。アナログな検索方法では最速の分類方法であり、情報量ではないでしょうか。この辞書を見本に、「分類」と「検索」の手法をICTで利用していくと、個人のペーパーレス化が進んでいきます。いつでもどこでも、お手軽に、最近の情報から、過去の情報まで瞬時にピックアップできるようになります。このブログをお読みくださったことを機に、家庭内に山積した紙情報を、一気に電子情報に切り替えてしまいませんか。

個人ペーパーレス化へ お手軽なGoogleフォト

　皆さんGoogleは検索エンジンの名前で大変有名ですが、その他にたくさんの便利な機能があることをご存知でしたでしょうか？その一つが「Googleフォト」です。Googleフォトでは、スマートフォンと連携して、スマホで撮影した写真情報を、ネット上の個人持ちクラウド保存領域に自動的に記録してくれます。どうしてもスマホがネット環境につながっていない時間が考えられますので、数時間から数日のタイムラグは考えられますが、手動で更新も可能なので、スマホの写真データは必ずクラウド上に同期保存できます。そしてクラウド上にアップされた写真データにはすべて日付や撮影場所が保存されていて、過去の写真がいつ撮影されてものであるか、どこで撮影されたものであるかも簡単にわかります。この時点で、日付での検索や場所での検索も可能です。さらに、アルバム化することが可能で、グループ分けをしたい写真群にタイトルを打ち、そのタイトルで検索をすることも可能となります。したがって、日付が違っていたり、場所が違っていたとしても、例えば「運動会関係プリント」「夏休みの宿題」などのタイトルを打ち、書類の写真をグループ化し、まとめて見やすくしておくことが可能なのです。こうすることで、あのプリントに書いてあったことが知りたいと思う際に、スマホからGoogleフォトにアクセスし、書類をすぐに見つけることができます。これは書類整理のためにGoogleフォトの機能をご紹介しています。本来、Googleフォトは、例えば「運動会の思い出」などのタイトルを打ち、運動会での数々の写真や動画を周囲の人々と共有するために使用されますが、今回はその分類や検索機能を個人ペーパーレス化に応用して紹介しています。

Googleを使用することで充実した生活に

　慣れてくると、Googleに自分の生活が支えられていることに気が付きます。便利なものは一度手を付けると、もう手放せません。そういう観点で考えると、Googleには生涯にわたり存在し続けてもらわねばなりません。もちろんこれは、大げさな話になりますが、現実的にビジネスの仕事をGoogleなしでは成し遂げられない企業は多くあります。ろじかるもその事業の一つになります。Googleドライブ、Googleフォト、Googleメール、Googleフォーム、Googleスプレッドシートなど多く利用しています。いまさらGoogleにお世話にならないように仕事をすることができません。

　ICT化は大変便利です。便利だからこそアナログな手間暇や温かみという観点は失われていくのかもしれませんが、新しい情報化の充実を得ることは可能です。いつでもどこでも検索ができて、取り出せて、周囲にその情報を共有できるシステムです。さあ、この新しい感覚になってみたいという方は、Googleから始めて、充実した生活を手に入れてみましょう。ろじかるとしてサポートいたします。